Política de Viagens

Este documento contém definições, parâmetros e diretrizes para planejamento e pagamento de viagens realizadas por Conselheiros, Administradores, Gerentes, Docentes, colaboradores técnico-administrativos e terceiros, incluindo-se adiantamentos e reembolsos de despesas para viagens necessárias e pertinentes à nossa operação.

Planeje corretamente sua viagem.

Esta política se aplica, e será devidamente comunicada, a todos os nossos colaboradores e terceiros que eventualmente realizem viagens cujas despesas sejam custeadas ou reembolsadas diretamente ou indiretamente por nós.

Esta Política orienta o comportamento da UBEC. Espera-se que as Instituições Mantidas definam seus direcionamentos a partir dessas orientações, considerando as necessidades específicas e os aspectos legais e regulamentares a que estão sujeitas.

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Assegurar condições razoáveis e adequadas de viagens a serviço para que as pessoas possam realizar suas atividades, incluindo-se, mas não se limitando ao fornecimento, pagamento e reembolso de:

  • passagens,

  • hospedagem,

  • alimentação,

  • transporte,

  • inscrições em eventos,

  • entre outras despesas essenciais para os propósitos das viagens.

Certificar que todas as pessoas que viajam para realizar trabalhos para nós ou em nosso nome compreendam e cumpram esta política e quaisquer outras políticas relacionadas, e também adiram à essa política e trabalhem de acordo com os códigos de melhores práticas
nela estabelecidos.

Certificar que todas as pessoas compreendam suas próprias responsabilidades para realização de viagens custeadas diretamente ou indiretamente por nós.

Proteger-nos de uma eventual responsabilização ou de eventuais danos decorrentes de pagamento de despesas indevidas, fraudes, superfaturamento de despesas e realização de viagens indevidas, desnecessárias ou sem relação com as nossas atividades e com os nossos negócios.

Responder às demandas legais e institucionais sobre o assunto e iniciar um ciclo de melhoria contínua dos mecanismos de governança.

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  • Nossas viagens são decorrentes de negócios ou de atividades de trabalho.

  • Somente aceitamos recibos, notas fiscais e cupons fiscais originais. Recibos de transações de cartão de crédito, de cartão de débito e de cheques cancelados não são aceitos. Se os recibos originais forem eventualmente perdidos, destruídos ou roubados, exigiremos do requerente uma explicação por escrito das circunstâncias que deverão ser submetidas à aprovação antes do processamento do reembolso.

  • Cada colaborador é responsável por fazer o planejamento de suas viagens de acordo com os níveis adequados de conforto, conveniência, segurança, tempestividade, eficiência e economicidade.

  • Patrocinamos e reembolsamos apenas despesas de viagens a trabalho, que estejam devidamente documentadas, que estejam em conformidade com esta política, ou seja, não pagamos nem reembolsamos despesas que sejam inerentemente de natureza pessoal.

  • A premissa básica que rege os adiantamentos, os reembolsos e os pagamentos de despesas de viagens é que não deve haver perdas nem ganhos pessoais para os indivíduos decorrentes de viagens a trabalho.

  • Exigimos que todas as despesas sejam comprovadas e diretamente relacionadas com a execução de atividades e realização dos trabalhos que são objeto da viagem.

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